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こんな神エクセルは許せない

職場では、ほぼ毎日のようにエクセルを使っています。報告書をまとめたり、提出したり、資料を作ったり、大量のデータを加工しては左から右に流していく業務をしているんですが、他の人とデータをやり取りするにあたって「エクセルを単なる方眼紙だと思っている人ってパソコン人口の80%ぐらいなんじゃないかな」と思うことがまれによくあります。

例えば若い人に「左端に1から100まで番号をつけて、その右側にそれぞれのデータを入力して」と頼んだらセルの一つ一つに1,2,3,と打っていったり(式をコピーするかオートフィルを使ってほしかった)、合計欄を電卓で計算して手入力していたり。表計算ソフトではなく単なる方眼紙だと思っている人が、想像するよりもずっと多いんですよね。

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そんな社会にあって神エクセルを見かける機会は日常茶飯事です。単なる「メールに添付できるファイル」ぐらいの感覚で送ってくる人間の実に多いこと。でもまあ、”印刷して見る”ことが前提に作られているから仕方ないんですよね結局は。そんなのにいちいち腹を立てていたら生きていられないので、そういうのを受け取った場合は粛々とマクロを組むなり関数を使うなりして、扱いやすい形に変換してしまうことにしています。しかる後に再び規定の様式に出力する。もちろん人に渡すときには「値にして貼り付け」をして証拠隠滅してから。手作業でぽちぽちやっていないことがバレたら大変ですからね(^_^;)

結果的には同じになるとはいえ、メールで届いたエクセルを全部印刷して、それを一つ一つ目で見ながらパソコンの集計表に書き写すよう真似はしたくないんです。手作業だと同じデータを複数使いまわすから変更があれば逐一直す必要が出てくるし、そのたびに間違いだらけになるし、訂正に追われる日々になるわけです。そーゆーのはゲェっと思うし、穴を掘ってその穴をまた埋めるような、そんな生き方はしたくないなと思っちゃうんですよね(^_^;)

手作業でやれることを機械任せにすることでミスも減るし肉体の消耗も抑えられるし、そして何より関数やマクロを組んでいくと自分の勉強になる。手を動かしているだけでは成長がない。

許せない神エクセルトップ5

そんなわけで日常的に神エクセルに接していると、怒るでも呆れるでもなく無心でデータベース化して再び神エクセル化して出力するようになるのですが、それでもやっぱり許せないと思うことがあります。

5位 セルの高さを変更せず、縦に結合している

見た目を重視して横のセルを結合するのはまあ、許します。1枚のシートに複数の表を縦に並べて作ったら、幅が違うので見た目重視で揃えるのはあるある。

だけどてめえは許さねえ。

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何を思ったか、行の高さを変えずに無意味に縦に結合しているパターン、こーゆー表を用意されて、これに入力して提出しろと言われるとせっかくこちらがデータベースを作っていたとしても、貼り付けや流し込みが非常にめんどくさい。できなくはないけど、イラつきはする。手で打ち込むことを強要してくる表は大嫌いです。

普通にエクセルを開いてA4サイズにすると1枚に収まるのが40行なんです。だから多分、それを崩さないで表を入れたかったのかもしれないなあとは思いつつ、セルの左側をクリックすると高さを変えられるのを知らないのかな~、なんて思ったり。

4位 余白のために細いセルを挟んでいる

無駄な行を挟んでくるのが5位ならば、4位は無駄な列を挟んでくる奴です。

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エクセルの表に見た目を気にしてどうすんだっていう話ですよ。せめてセルの書式設定で変えろよと。で、こーゆーことを要求してくるくせに行幅のピクセルはてきとーなんですよね。それがまた許せない。

こんなことをされると数式のコピペもしにくくなるし、百害あって一利なしなんですけどねえ。ああ、殺したい。

3位 内数(または外数)を上の行にカッコ書きさせる

一行には一つのレコードだけを入れさせてください。

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こーゆー無駄なことをされるとイラッときます。なんでこれだとダメなわけ?

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『元の数字の上に内数を()書きで書かなければならない』法律なんてないんですよ。どう書いたって死ぬわけじゃない。もっと簡単なやり方があるのにもかかわらず、無駄に大変な作業をさせて「あー、仕事した」という気になっている人が多くて困ります。

2位 名前の間に空白を入れて幅を揃えたがる

こんな無駄な成形作業を数百人分の名簿でやらされる気持ち!

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せめて均等割を使わせてください……。

「名と姓のあいだに全角スペースを一つ」ぐらいならまだしも、姓と名の文字数に合わせて空白を入れたり入れなかったりするような謎ルール。こんな徒労をさせられると基本的に「もう殺して」と思いますね(^_^;)

挙句の果てに「姓のふりがなは姓の上に、名前のふりがなは名前の上に均等に並ぶように」とかを指示してくるわけですよ。数百人分の名簿を。そんなことをしたら後から宛名ラベルを作るときにも不便だって言っても「だったらそれ用に作ればいい」の一点張りでしてね。というわけで、仕事で命令された時はLEN関数とIF関数を駆使して色々やりましたよ。もう二度とはやりたくないですけどね……。

1位 選択肢を図形で選ばせる

なんだかんだ言っても1位から4位までは数式で対応できるんですよ、セルにデータが入っていますからね。Vlookupを駆使すれば容易に対応できちゃうので、最近はあまり「殺したい」とかは思わなくなりました。神エクセルは魔クロもしくは魔関数殺法で殺せ。

だけどオブジェクト、貴様だけは絶対に許さん。

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もうね、アホかと。バカかと。こーゆー調査票を送ってくる人は、解答を全部印刷して「はい」か「いいえ」を指折り数えるわけですよ。それで何時間も残業したりするというのが、ね。

自分だって「データの入力規則」を使えとかまで言う気はありません。こんなのでいいんですよ。

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あとはシート一つに合体すれば指先一つで集計できるんだから。なんでそれをやらないのかなあ。

そのあたりの常識はどうしたら広がるのか

みたいなことを日々思いながら生きているのですが、こーゆーのってどうしたら良くなるんですかねえ。入門書にはそういうこと、書いてあるんだろうか。このブログの下書きを書いた後で、そんなことを思いながら蔦屋書店を歩いていたら、女子力高そうなエクセルの本が山積みになっているのを見つけました。

おいおい、犬っころにエクセルが分るのかよ、と思いながらパラパラとめくってみると、

仕事で信頼される エクセルのお作法 (SNOOPYのスキルアップBOOK (学研WOMAN))

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なんだよこれ、完璧じゃねえか……。

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ショートカットの活用から何から、やってほしいことが満載。

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さらに「なぜそのやり方が必要なのか」までをきっちりと解説。これはためになる……。下手な参考書よりもわかりやすく、すべてのエクセルを扱う人に読んでもらいたい本だと思いました。

しかし、みんなが正しくエクセルを扱えるようになると明日から面倒だなあ。今は相対的に楽をさせてもらっているから。というわけで下手に職場には広めずに、こっそり自分だけで読んで復習を図りたいと思っています(^_^;)